今回は、Outlook で任意の文章の入力を瞬時に終わらせる話。
私は仕事用のメール管理は Microsoft の Outlook を使っています。
席に戻った時にメールが溜まっているのをみると、
あーこれからこれ全部見て返信するのか…と思うと
どんよりした気持ちになってきます…(笑)。
数行程度の返信なら、返信に1分もかからないかもしれませんが、
でもそれが10件あったら、、20件あったら、、まあまあ時間が必要になってしまいます。
たかが数行、されど数行。
Outlook のクイックパーツで入力時間を短縮
よく使い回す文章があるなら、
Outlook のクイックパーツを活用するといいかもしれません。
自分で作った定型文を登録することができます。
改行も含めて登録できるのが便利なところ。
この機能自体はずっと前からありましたが、
私使い時始めたのは最近です。早く使っておけばよかった。。
クイックパーツによく使う文章を登録する
使い方は簡単。
1. 挿入→クイックパーツを確認
上のタブの挿入を選択。
私のOutlookの場合、こんな感じになっています。
右の方に「クイックパーツ」ありますね。
(テキストボックス内に入ってることもあるようです。)
ただ、このままだと選択できません。
下図のように、
① 文字入力できる状態にする。
すると
② クイックパーツが選択できるようになる。
それでは、クイックパーツに任意の文章を登録していきます。
2. クイックパーツに文章を登録・保存
① 登録したい文章を、メール本文に作って選択します。
② 「選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存」を選択します。
すると、このようなボックスが出てきます。
あとから変更 (編集)も できるので、 とりあえずOKにしておきます。
これで登録完了です。
3. クイックパーツから読みこむ
登録が完了したので、クイックパーツを選択してみると…
このような形で登録されているのが確認できます。
ちなみに、もう一個別に登録してみると…
こんな感じで表示されます。
いろいろ登録する場合は、名前や分類のところを、
管理しやすいように変更したらよいかもしれません。
さて、実際にクイックパーツに登録したものを選択してみると…
本文に登録したまま文章が入力されました。
この例文は変ですけど、
こんな感じでよく使う文章を登録しておくと、
結構便利なのではないかと思います。
それでは今回はこのへんで。ヽ(*´∀｀)
おまけ・編集や削除
クイックパーツを選択したあとで右クリックすると、
下図のようなボックスが出てきます。
ここから編集などが可能です。
